税理士が使うべき5つのクラウドツールとは?これで事務作業は7倍早くなる!

世の中に便利なクラウドツールはたくさんでてきています。私はインターネットビジネスをしているので、いろいろなクラウドツールを知って、運用することができました。しかし、士業の世界になるとなぜか全く使われていなことが多いです。

そんな士業の世界に持ってきたら、ものすごく便利になるようなクラウドツールをご紹介します。

CLOUDSIGN(クラウドサイン)

こちらは契約書をインターネットを介して締結できるサービスです。監修は弁護士さんです。

一般的な顧問契約書は以下のように作成する必要があります。

✔️2部作成
✔️印鑑やサインが必要
✔️遠隔の場合には郵送をする必要あり
✔️「7号文書」に該当するため4,000円の印紙税が必要

クラウドサインを利用すると、お相手のメールアドレスさえわかれば契約を交わすことが可能です。契約書自体は、ワードで作成して、PDFにして読み込みます。そして、クラウドサイン上でそのPDFの上にお相手の契約年月日、住所、名前、サインを記載してもらいます。

そうするだけで締結することができます。

できあがった契約書はクラウドサイン上で保管されるため、いちいち紙保管する必要がありません

またインターネット上の契約書に関しましては、「7号文書」からはずれるので、印紙も必要がありません。

無料版でも毎月5件までは契約書を作成して、締結することができます。顧問報酬ビジネスであれば、そんな毎月5件以上契約することも多くないでしょうから、ほぼ無料で利用することができます。試しに使うのも良いですね。

chatwork(チャットワーク)

こちらは、ビジネスチャットのシステムです。ざっくり言えば、LINEのビジネス版です。

今や必須になりつつあるシステムです。

LINEでいいじゃんという方も見えますが、LINEと違う大きなメリットとしては、

✔️各デバイス・ブラウザから立ち上げることができる
✔️未読既読が表示されない
✔️グループチャットに途中参加したメンバーも過去ログを見れる

LINEも各デバイスからできるはできますが、スマホは1に限定されますし、ブラウザで開くことはできません。私はチャットワークをスマホ2台、iPAD、macで運用しています。

ビジネスで、未読既読がわかってしまうと、トラブルになったりする可能性もあります。(既読なのになんで連絡くれないんだとか)そういった細かい点もビジネス仕様になっています。

そして途中参加したメンバーが過去ログを見れるというのは、非常に良い点です。士業でいえば、新しい担当者を顧問先とのグループチャットに参加させる時など、過去の経緯をいちいち話す必要はなく、確認することができます。これはLINEでは不可能なので、ビジネス用としては一線を画すものになります。

今回紹介した中では、これだけは絶対ないと今や仕事はできません。(どれも必要ですけどね。)

zoom(ズーム)

こちらは、ビデオ通話が可能なシステムです。他にはSkypeなどが同じようなシステムです。

最近の経営者は直接会うということよりも、少しでも時間をかけずにミーティングをしたいと言われることも多くなってきています。そうなると、お互いの移動時間や遠隔での対応も可能となってきます。

システムとしてzoomの良い点は、参加者はアカウントの作成を必要としない点です。一般的にこのようなシステムは、お互いがアカウントを作成しなければならないパターンが多いですが、zoomに関しては、主催者がアカウントをもっていれば、ミーティングのリンクを貼って参加してもらえればOKとなります。

1対1はもちろんのこと、複数人でのビデオ通話ミーティングも可能なので、各人が別々のところにいても打ち合わせが可能です。

また画面共有が可能なので、PCをはじめとするデバイスに表示されている画面を見せることができます。これも結構便利です。

Google Drive(グーグルドライブ)

こちらは、天下のGoogleが作った、オンラインストレージサービスです。他には、DropboxやOneDriveがあります。会計事務所でしたら、弥生会計の出している弥生ドライブも同じですね。

会計事務所を初め、士業は書類やデータのやりとりが頻繁にあります。上記のチャットワークを使って、資料のやりとりをしても良いですが、やりとりをしていると、過去の資料を探すのに、手間がかかります。

そこでGoogleドライブ内にフォルダを作って管理をすれば、わかりやすく整理もできます。

またGoogle独自のスプレッドシート(エクセルみたいなやつ)が同時編集ができるなどとても役に立つので、Googleさまのものは全て検討するとよいでしょう。

そして何より、このくらいの利用であれば、全て無料なので頭が下がります。

PayPal(ペイパル)

こちらは、オンライン決済システムです。

士業(特に税理士)は基本顧問報酬ビジネスとなるため、毎月課金されます。(最近で言うサブスプリクションモデルですね。)いろいろあるオンライン決済システムの中で、数少ない、月額課金が可能なシステムとなっております。なので、士業のビジネスモデルにもばっちりです。

大抵は、税理士の場合、税理士団体が取り仕切っている決済サービスを使って口座振替にて支払ってもらっている方が多いでしょう。なので他のシステムを考える必要はないかもしれません。しかし、このシステムは、以下のような問題点があります。

✔️いちいち書類を書いてもらわなければならない
✔️対応している銀行が限定的

これでやりとりが滞ることもよくあります。支払いの話なので、スムーズにできた方が良いです。

一方で、PayPalの場合はその問題点を全て解消しております。

✔️支払いのスタートは、作成したリンクをクリックするだけ
✔️クレジットカードに対応している
PayPalを利用していないお客さんの場合は、クレジットカードの設定かPayPalの登録が必要となるため、少し手間がかかりますが、ネットショッピングなどでもよくある話なので時代的には抵抗感はあまりないでしょう。
ただしこのPayPalは一つだけ大きな問題があります。それは、口座振替システムと比べて決済手数料がべらぼうに高いことです。これは正直検討の余地があるレベルです。遠隔のクライアントさんや、対応している銀行が全く無かったりする場合には、いいシステムですが、全てのクライアントさんに対応させるのは、考えた方がよいかもしれません。

まとめ

今回は、士業が使うべきクラウドツールを紹介しました。

士業の方々はIT系やクラウドツールを使っていない方も結構多いです。インターネットビジネスをやっていたら当たり前のシステムも、士業に取り入れてみたら眼から鱗になることが多いので、ぜひ利用してみて、事務作業や手間を削減していきましょう。